Przed wyjazdem sporządzane są następujące dokumenty:   

Umowa - pomiędzy studentem a uczelnią macierzystą, która szczegółowo określa warunki odbywania praktyki oraz wypłaty i rozliczenia stypendium (między innymi: czas trwania pobytu na stażu, wysokość stypendium, sposób jego wypłaty, termin, w którym trzeba rozliczyć się z uczelnią macierzystą itp.). 

Porozumienie o programie stażu to umowa między studentem, instytucją przyjmującą i uczelnią macierzystą, określająca program, przebieg stażu, oraz ewentualne partycypowanie firmy w kosztach ponoszonych przez studenta w trakcie pobytu za granicą. Porozumienie będzie podstawą uznania i zaliczenia stażu przez macierzysty wydział. Porozumienie muszą podpisać wszystkie trzy strony przed wyjazdem studenta. Pełne zrealizowanie uzgodnionego programu stażu powinno gwarantować jej automatyczne zaliczenie przez uczelnię macierzystą.

Ubezpieczenie - każdy stypendysta jest zobowiązany ubezpieczyć się przed wyjazdem od następstw nieszczęśliwych wypadków oraz uzyskać odpowiednie ubezpieczenie zdrowotne. Podstawowe ubezpieczenie zdrowotne gwarantuje Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego wydawana przez NFZ; pamiętaj, że karta obowiązuje tylko w krajach Unii Europejskiej i obejmuje tylko część świadczeń związanych z leczeniem. Szczegółowe informacje znajdziesz na stronach NFZ. Przy wyjeździe np. do Turcji należy wykupić polisę w firmie ubezpieczeniowej.  

List zapraszający i list potwierdzający odbycie stażu - w ramach projektu będzie wymagany oficjalny list zapraszający, który potwierdzi gotowość przyjęcia studenta na staż. Student kończący staż musi przywieźć ze sobą list potwierdzający odbycie stażu, który jest podstawą do rozliczenia studenta ze stażu. Pomocy w przygotowaniu dokumentów udziela Dział Międzynarodowej Współpracy.